Firmy coraz odważniej podchodzą do kreowania przestrzeni biurowych. Hamaki, huśtawki, ślizgawki, designerskie wnętrza, chillout roomy, piłkarzyki czy PlayStation dla wielu są na porządku dziennym. Mają poprawiać efektywność i kreatywność pracowników. Czy to jednak jest potrzebne? Czy w ogóle – w dobie rozwiniętych technologii, mobilności pracowników – biura są jeszcze potrzebne?
Ewelina Solecka, Workplace Consulting Manager w Grupie Nowy Styl: To wynika z pewnych nowych koncepcji pracy, które swój początek mają w Australii, Holandii czy Wielkiej Brytanii. Kraje te jako pierwsze zwróciły uwagę na to, iż przestrzeń może w sposób efektywny wspierać styl pracy podejmowany przez pracowników, a w konsekwencji wpływać również na wyniki biznesowe firmy. Boom ten wynika także z pewnej ewolucji na rynku pracy. Myślę, że mamy coraz częściej do czynienia z rynkiem świadomego pracodawcy, który wie, że przez przestrzeń wyraża siebie i może ponadto z niej uczynić narzędzie – nie tylko do przyciągania pracowników, ale i ich zatrzymywania w firmie. Pracodawcy oferują różne benefity. Według mnie jednym z ważniejszych jest biuro, bowiem jest to środowisko, w którym przebywamy ciągle, które na nas w związku z tym stale oddziałuje. Stąd warto zadbać, by było komfortowe.
Tak, to prawda. Grupa Nowy Styl w pełni świadoma swego rodzaju ewolucji w myśleniu o przestrzeni biurowej, chcąc wspierać swoich klientów w optymalnym projektowaniu, uruchomiła Dział Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy. Oferujemy badania, doradztwo w zakresie tworzenia przestrzeni biurowych, ale przede wszystkim edukujemy, że poprzez ergonomiczne i funkcjonalne biuro możemy nie tylko oddziaływać na samopoczucie pracowników, ale też usprawniać procesy realizacji zadań w firmie, wpływać na efektywność czy kształtować wizerunek organizacji. To jest bardzo ważna wiedza, którą należy promować.
Wspieramy naszych klientów także w aspekcie zarządzania zmianą. Nowa przestrzeń to zmiana i warto świadomie przeprowadzić przez nią pracowników. Dbamy o to, żeby pracownicy byli zaangażowani w projekt, bo oni najlepiej wiedzą, czego potrzebują. Nowa przestrzeń to także nowe zasady, nowe funkcjonalności, styl pracy, sposób zarządzania i realizacji zadań, w związku z czym staramy się też, aby pracownicy w nowym środowisku pracy szybko się odnaleźli. Podobnie jak w rekrutacji pozytywnie zakończony proces rekrutacyjny jest wtedy, kiedy pracownik przeszedł już proces onboardingowy i jest zaadaptowany do organizacji, tak i dla nas zmiana nie kończy się na oddaniu nowej przestrzeni biurowej do użytku firmy, ale na adaptacji pracowników do nowych warunków.
Swego czasu przebojem do organizacji przestrzeni biurowych wdarły się open space’y. Później się okazało, że wcale nie są takie dobre, jak mogłoby się wydawać. Brytyjscy naukowcy z Uniwersytetu Exeter wyliczyli nawet, że w pomieszczeniach typu open space efektywność pracowników spada nawet o 15 proc. w stosunku do biur z systemem gabinetowym. Jak pani się na to zapatruje?
Dziś open space’y nie są już typowymi halami, gdzie stoi biurko przy biurku i nie ma żadnego poczucia prywatności. To są różnorodne przestrzenie, oparte na planie otwartym, z dostępem do różnych stref przeznaczonych do wykonywania różnych czynności, np. odbywania rozmów telefonicznych, więc ten komfort pracy na pewno jest większy. Niewątpliwie dużym atutem pracy w open space jest szybka wymiana informacji między pracownikami, przepływ wiedzy jest sprawniejszy, co ułatwia właśnie otwarta przestrzeń.
Co po open space’ach? Jaki trend zaczyna królować teraz?
Myślę, że trendem jest elastyczność. Przejawia się ona w podejmowanym stylu pracy. Jesteśmy coraz bardziej mobilni, pracujemy z różnych miejsc, dzięki technologii jest to możliwe. Ta elastyczność także wkracza do biur. Przykładem są coraz bardziej elastyczne przestrzenie biurowe. Koncepcja pracy zgodnie z ideą desk sharing to także przejaw elastyczności. Nie zajmujemy już biurek przez 8 godzin, w związku z czym możemy je współdzielić. Idea desk sharing oznacza, że pracownicy nie mają na stałe przypisanego biurka, tylko każdego dnia siadają przy innym.
Zawsze powtarzam, że wprowadzając desk sharing, zmieniamy percepcję pracowników. Ja pracując przy danym biurku identyfikuję się z moim zespołem, siedzącym obok mnie. Ale pracując na przestrzeni całego biura, w dowolnych jego miejscach, mam okazję przebywać wśród kolegów i koleżanek z różnych działów i zaczynam identyfikować się z całą organizacją. Jeśli codziennie przychodzę do firmy i siadam przy tym samym biurku obok osób z tego samego działu, to mam tylko częściową wiedzę na temat tego, co się w firmie dzieje. Tymczasem jeśli codziennie siadam gdzie indziej, a obok mnie pracują inne osoby z innych działów, z którymi na co dzień nie miałabym raczej okazji się spotkać, mam okazję wymienić się z nimi informacjami, spojrzeć na coś z innej perspektywy, być może się czymś zainspirować. To znów – lepsza komunikacja w firmie i większy pogląd na to, co się w niej dzieje.
Desk sharing wprowadzamy na podstawie badań mobilności poszczególnych zespołów, stylu pracy, stylu zarządzania. Takie system pracy musi wspierać pracownika, a nie utrudniać mu wykonywanie zadań. Wyobraźmy sobie typową księgową, która pracuje na co dzień z papierowymi dokumentami, fakturami. Trudno byłoby od niej wymagać, aby codziennie zmieniała swe biurko.
Czy desk sharing nie wiąże się z chaosem? W swojej firmie wiem, gdzie kto siedzi, więc jeśli czegoś potrzebuję – wiem, gdzie się udać. Jeśli natomiast każdego dnia każdy siada sobie gdzie indziej, a ja chcę znaleźć pracownika X, to mogę mieć problem…
Poruszyła pani ważną kwestię – elastyczne systemy pracy muszą być wspierane przez technologie. Różne aplikacje i rozwiązania smart office ułatwiają poszukiwanie wolnego biurka, kolegi czy koleżanki, rezerwację miejsca na wspólne spotkania.
Chciałabym porozmawiać również o nietypowych elementach, które pojawiają się w biurach, jak np. ślizgawki czy hamaki. Czy to jest naprawdę coś, czego potrzebujemy w naszym miejscu pracy, czy to bardziej pewne fanaberie?
Nie ma nic złego w urozmaicaniu przestrzeni w ten sposób, ale w tyle głowy zawsze trzeba mieć funkcjonalizm. Wyjdźmy z założenia, że możemy stworzyć zjeżdżalnie w każdym biurze, ale po co? Jeśli w większości z tych biur obowiązuje na przykład dress code, ostatecznie niewiele osób będzie z nich korzystać. Często funkcjonalności, które na pierwszy rzut oka są bardzo atrakcyjne, nie są przez pracowników używane. Najważniejsze są dla nas realne potrzeby i stworzenie takich rozwiązań, które faktycznie będą korzystne. Dlatego też angażujemy pracowników w planowanie przestrzeni, m.in. organizując warsztaty z elementami design thinking.
Właśnie to jest ciekawe. Jeśli pracodawca pozwala, by pracownicy zaprojektowali sobie jakąś przestrzeń i otrzymują w tej kwestii całkowitą dowolność, mogą pokusić się o najbardziej śmiałe rozwiązania, a okazuje się, że chcą np., aby w kuchni był duży, drewniany stół, przy którym będą mogli zjeść wspólnie posiłek, aby jedna ściana była pokryta tablicami, na których będą mogli sporządzać notatki i aby pojawiła się fajna, przyjemna wykładzina dywanowa. Nie są to więc aż tak „odjechane” pomysły.
Pamiętam projekt dla jednej z krakowskich firm. Tam panie bardzo chciały mieć taki swój kącik, gdzie mogą na chwilę odpocząć, uspokoić nerwy, poprawić makijaż i stworzyliśmy dla nich Make Up Room z dużymi lustrami, z fotelem do masażu. Panowie natomiast postawili na PlayStation Room. To było coś innego, ale nie ekstrawaganckiego. Było tym, czego oczekiwali pracownicy i to jest najważniejsze.
Z drugiej strony – czy biura są nam jeszcze w ogóle potrzebne? Coraz bardziej popularna staje się w Polsce praca zdalna, z domu. Jesteśmy mobilni, mamy mnóstwo ułatwiających życie i pracę technologii… po co przyjeżdżać do biura?
Biura są potrzebne. Pionierzy wdrażania pracy zdalnej, np. IBM, który już w 1980 r. wysłał swoich pracowników do domu, właśnie rozpoczynają proces ściągania ich z powrotem do biur. Takie firmy jak Yahoo, Bank of America czy Aetna także zrezygnowały z pracy zdalnej.
